契約書の保管の期間と義務について

契約書は、企業にとって大切な文書の1つです。しかし、契約書をどのように保管するか、保管期間はどのくらいであるべきか、義務とは何かといった点については、混乱が生じることがあります。本記事では、契約書の保管に関する重要なポイントを解説します。

まず、契約書の保管期間に関して、業種や契約の種類によって異なる場合があります。例えば、医療機関では患者の診療記録や薬剤の管理に関する契約書の保管期間が法律で定められています。また、金融機関では顧客情報の取扱いに関する契約書の保管期間が厳格に定められていることがあります。

一方で、一般的な契約書については、法律で定められた保管期間を遵守することが重要です。保管期間が終了した場合には、契約書を破棄することが可能ですが、必要な情報が含まれている場合には、破棄する前に重要な情報を抜き出すことが必要です。例えば、消費者契約法においては、契約締結後2年間となっています。また、税法においては、原則として契約日から7年間の保管が必要とされています。ただし、特別な場合には、それ以上の期間が必要な場合もありますので、専門家に相談することが重要です。

次に、契約書を保管する場所についてですが、契約書は漏洩のリスクがあるため、安全な場所に保管する必要があります。例えば、盗難にあいやすい場所や、不正侵入が容易な場所、消防法に違反する場所に保管することは避けるべきです。望ましいとされる場所は、セキュリティが確保された部屋や倉庫、金庫などの安全な場所です。

また、デジタル化することで保管場所を減らすこともできますが、データの漏洩や破損によって失われるリスクもあるため、適切な管理が必要です。例えば、データを暗号化する、バックアップをとるなどの方法が挙げられます。

また、契約書は、数多くの種類が存在するため、保管場所が複数に分散してしまうことがあります。このような場合には、契約書の保管場所を統一するためのシステムを導入することが望ましいです。例えば、契約書専用のファイルサーバーを用意し、契約書を一元的に管理する方法があります。

最後に、契約書の保管に関する義務についてですが、特に法律で定められた義務はありません。ただし、契約書には契約当事者双方の責任が記されており、双方が契約書を適切に保管することが求められています。また、契約書が紛失した場合、紛失に対する責任を負うことになるため、適切な保管が求められます。

以上、契約書の保管についての重要ポイントです。契約書は、企業にとって重要な文書ですので、保管については十分な注意を払うことが必要です。適切な保管方法を検討し、漏洩や紛失などのリスクを減らすようにしましょう。