企業にとって機密情報が外部に漏れるのは、絶対に避けなければなりません。機密情報の保管は社内で永続的に保管するのでなく、時が経てば定期的に処分を行う必要があります。ここでは、機密文書の廃棄について処分の方法について紹介するとともに、機密文書の廃棄が可能なサービスについて、5つピックアップしましたので紹介していきます。
機密文書を廃棄する方法とは？
機密文書を廃棄する場合には、いくつかの方法があります。ここでは、機密文書の代表的な処分方法について３つ紹介します。
シュレッダーで廃棄する方法
機密文書の廃棄方法の一つが、シュレッダーで廃棄する方法で、最もオーソドックスな方法といえます。企業のなかには、社内にシュレッダーを設置しているケースもあり、手軽に機密処理を処分することが可能です。
ただ、シュレッダーで処分する場合、ステープラーの芯やクリップなどを取り除かないとならないため、大量の文書を処分するのは不向きです。
焼却処分による方法
機密文書を廃棄する方法の二つ目は、焼却処分による方法です。一般的に焼却処分を行う際は、文書を段ボール箱などに詰めて業者へ依頼し処分を行います。焼却するので、完全に文書を跡形もなく処分できるのが大きなメリットです。
ただ焼却処分のデメリットは、焼却した際に有害なCO2が発生するため、環境にはあまり優しい方法とはいえません。また、焼却処分を請負っている業者も多くなく、信頼性の低い業者に依頼すると機密文書の漏洩にもつながるため注意が必要です。
溶解処理で廃棄する方法
溶解処理は、機密文書を廃棄する上で最も安全な方法といえます。文書を溶解釜の中で水にさらしたうえで鋭利な刃で裁断し、液状化して処分します。溶解処理は、セキュリティ面においても安心でき、CO２などの有害なガスも発生しないため、環境に配慮した処分方法といえるでしょう。
ただ、溶解処理は業者に依頼するしか方法はなく、費用は他の処分方法と比べて高くなりがちです。
機密文書の廃棄が可能なサービス6選
機密文書を廃棄する場合、業者選びが重要です。ここでは、機密文書の廃棄を請負っている業者・サービスについて紹介していきます。
クラウンレコードマネージメントジャパン
クラウンレコードマネージメントジャパンは東京を拠点としています。文書管理をはじめとし、環境に配慮した機密文書の処分などを請け負っている業者です。情報セキュリティについても深い知識を持ち精通しており、プロの視点で機密文書を処分してもらえます。
大塚商会
大塚商会が展開する機密文書廃棄サービスの「メルティBOX２」では、大量の機密文書を段ボール箱で回収を行ってもらい、開梱しないまま溶解処理を行うサービスになります。処理後は、機密処理抹消を証明する書類が発行されます。
東武デリバリー
こちらの業者が展開する機密文書溶解処理サービスは、社内にセキュリティボックスを設置し、定期回収をしてもらえるサービスです。回収後は溶解処理で廃棄してもらえます。
ヤマト運輸
ヤマト運輸が展開する機密文書リサイクルサービスでは、専用のボックスに機密文書を入れ、箱に詰めたまま提携している廃棄業者へ運搬し溶解処理を行っています。
日本郵便
日本郵便でも機密文書溶解サービスを提供しています。機密文書などを処分したいときに、専用の箱に入れ、厳重にセキュリティを保持した状態で溶解処理場までゆうパックで配送してもらえます。
ワラケン
セキュリティーパック21というサービスを展開しています。ゆうパックのセキュリティ便を利用しており、事前に登録せずとも申し込むことが可能です。
デルエフ
創業85年という長い歴史の中で、機密文書の回収・廃棄を一貫して行ってもらえる業者です。自社に処理工場を所有しており、シュレッダーで裁断したのちに溶解処理を行うため、安全に処分することが可能です。