文書保管方法としての電子化とは

会社では様々な文書を管理しなければいけません。その管理方法にはいくつかの方法があり、電子化もその一つの方法です。では、具体的に、どのような意味合いがあるのでしょうか。
文書を電子データとして保存して良いのか、と考える方も多いと思います。実は、e-文書法や、電子帳簿保存法によって、文書を電子データとして保存することが許されているのです。ですから、まったく問題ありません。
電子データとして保存することに、メリットはあるのでしょうか。まず、大きなメリットは、保管スペースが空く、ということです。オフィスの中で大きな割合を占めていた文書保管スペースが空くわけですから、良いことです。また、用紙やインクも削減することができるため、とても便利です。
デメリットもあります。デメリットは、初期費用がかかる、ということです。また、法律を守らなければいけないため、ルールを把握することが大変、ということも挙げられるでしょう。
ぜひメリットとデメリットを把握し、文書保管をしましょう。