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文書をよく使う会社にとって、その管理というのは、とても大切な業務の一つです。その管理の中でも頭を悩ませるのが、廃棄の方法です。外には漏らしてはいけない機密文書を、どのように廃棄するのか、ということが、とても大切になってきます。では、どのような廃棄方法があるのでしょうか。
まず、社内処理が一つの方法です。シュレッダーを使って、機密文書を社内でバラバラにして、判読不可能な状態にしてしまえば、あとで読み返すことができなくなります。
ほかは、社外処理です。文書廃棄サービスを利用し、サービスの側で、シュレッダーや溶解処理を施してもらうことで、簡単に廃棄してもらうことができます。とても便利で、かつ安全性の高い方法と言えるでしょう。
社外処理をする場合、サービス会社を選ぶことになります。そのときは、できるだけセキュリティの高い会社を選ぶようにしましょう。

会社では様々な文書を管理しなければいけません。その管理方法にはいくつかの方法があり、電子化もその一つの方法です。では、具体的に、どのような意味合いがあるのでしょうか。
文書を電子データとして保存して良いのか、と考える方も多いと思います。実は、e-文書法や、電子帳簿保存法によって、文書を電子データとして保存することが許されているのです。ですから、まったく問題ありません。
電子データとして保存することに、メリットはあるのでしょうか。まず、大きなメリットは、保管スペースが空く、ということです。オフィスの中で大きな割合を占めていた文書保管スペースが空くわけですから、良いことです。また、用紙やインクも削減することができるため、とても便利です。
デメリットもあります。デメリットは、初期費用がかかる、ということです。また、法律を守らなければいけないため、ルールを把握することが大変、ということも挙げられるでしょう。
ぜひメリットとデメリットを把握し、文書保管をしましょう。

会社では数多くの文書を管理することになるわけですが、そのすべてをいい加減に管理していると、あとでとても大変なことになります。ですから、しっかりと整理しなければいけません。では、どのように文書整理するべきなのでしょうか。
まず、文書を分類する必要があります。経理関係の文書か、取引先に関する文書か、社員に関する文書か、ということを分類していって、それらを分類したあとに、さらに年度別、あいうえお順に並べていくと、よりあとで見やすくなります。
それから、適切なファイルやバインダーを使い、ファイリングしていきましょう。ファイリング作業についても、一つ一つマニュアル化していくと、誰でも同じクオリティでできるようになり、便利です。
文書の保管スペースについても、考慮するべきでしょう。保管スペースや配置などに気を配ることで、誰でも検索しやすくなります。
ぜひ、文書整理を行いましょう。

従来のファイルに関するごみ箱化対策といえば、ファイルサーバの対策が中心だったといえます。
ただファイルサーバのストレージ容量は有限で、ファイル管理を適切に行わないと増える一方です。
また、Office365/BoxのようなITツールを導入するだけでは解決しないのも事実です。
ファイルのごみ箱化対策において重要なのは、ITツールの導入だけで満足しないこと、ファイルの分類や整理方法を見直して無駄を減らすことにあります。
1つの方法のみで対策できる決定打は存在しないので、様々な観点から複数のやり方で対策をすることが必要です。
明確な判断基準さえあれば、人は迷わずに整理できますし、ごみが増える一方の状況が避けられるはずです。

様々な機能を備えている情報漏洩対策ツールを導入すると、主に以下のメリットが期待できます。

・社員がストレスを感じない情報漏洩対策を実施できる……業務フローの中に情報漏洩対策ツールが組み込まれていれば、社員は情報漏洩対策を過剰意識せずに済むので、ストレスを感じることもなく業務に精力を集中できる

・不正操作の心理的な抑止力になる……業務フローの中に情報漏洩対策ツールが組み込まれていれば、「パソコンの不正操作が物理的に不可能」との意識を社員に持たせられるので、パソコン不正操作の心理的な抑止力になる

インターネットの利用が当たり前となった現代において、情報セキュリティについて意識を向けている企業も多くあります。セキュリティ対策が不十分だと不正アクセスなどで、意図せず情報が外部に流出するといったリスクもはらんでいます。ここでは、情報セキュリティの脅威に焦点を当て解説をしていきます。

情報セキュリティの脅威とは？

情報セキュリティの脅威は大きく分けて３つあります。意図的脅威、偶発的脅威、環境的脅威の３つです。

意図的脅威は、人間の手で悪意を持って行われるものです。Webサイトが改ざんやマルウェアの感染などが挙げられます。不正アクセスなどの被害は、セキュリティ対策をしっかりと行うことである程度防ぐことが可能です。

偶発的脅威は、企業で働いている従業員がPCなどを持ち出して、そのPCが盗難に合い機密情報などが漏れるといったケースです。主に人的ミスが要因となっています。

環境的脅威は、火災や地震といった自然災害などです。災害が起きることで、PCやサーバーなどが破壊されると、システムが機能しなくなります。場合によっては社会へのダメージが大きくなることもあります。

まとめ

ここまで情報セキュリティの脅威について解説をしてきました。情報セキュリティの脅威には、主に３タイプあり、未然に防ぐこともできる場合もありますが、どうしても避けられないケースもあります。事前にどのようなトラブルが起きるかを想定し、何かあったときにでも適切に対処できるよう準備しておく必要があります。

ネットサーフィンなどをしている際に、「このページは安全ではありません」といった表示を見たことがある人も多いのではないでしょうか？アクセスして本当に大丈夫だったのか不安に駆られるかもしれません。検索エンジンを運営するGoogleでは、HTTPS化を推奨しており、SEOにおいても重要視されています。ここでは、HTTPSのメリット・必要性について解説していきます。

HTTPSのメリット・必要性とは？

HTTPSは常時SSLともいわれ、次のようなメリットがあります。

まず一つが、データの盗聴が防げるという点です。インターネットに繋いでいる間に、第三者にデータを盗み見されるのを防げます。

次に、データの改ざんが防げるという点です。Webサイトを運営している人にとって、データの改ざんは脅威です。データが書き換えられるといったことも防げます。

そして、第三者によって作成された悪意あるサイトにアクセスした場合でも、ブラウザで警告の表示やページの表示をさせないようにします。

また、HTTPS化することで、Webサイトの表示速度もアップするといったメリットもあります。

まとめ

ここまで、HTTPSのメリット・必要性について解説をしてきました。HTTPS化することにより、数多くのメリットを享受することが可能です。もしまだ対応できていない場合は、メリットをしっかりと理解した上で、導入を検討することをおすすめします。